Trimiți un colet prin curier ? Ce trebuie să verifici pentru a evita refuzarea expedierii sau deteriorarea coletului
Expedierea unui colet poate părea o operațiune simplă: ambalezi produsul, completezi datele destinatarului și îl predai curierului. În realitate, acceptarea și transportul unei trimiteri poștale depind de respectarea mai multor condiții stabilite de furnizorul ales.
Greutatea și dimensiunile coletului, tipul bunurilor expediate, modul de ambalare, corectitudinea datelor înscrise pe etichetă și alegerea serviciilor suplimentare pot influența atât acceptarea trimiterii, cât și posibilitatea obținerii unei despăgubiri dacă aceasta este pierdută, furată, distrusă sau deteriorată.
Înainte de a preda un colet, expeditorii ar trebui să consulte condițiile generale ale furnizorului de servicii poștale. Acestea sunt disponibile, de regulă, pe pagina de internet a operatorului și pot fi diferite de la un furnizor la altul.
De ce trebuie verificate condițiile furnizorului înainte de expediere?
Nu toate companiile de curierat acceptă aceleași categorii de bunuri și nu aplică aceleași limite de greutate sau dimensiune. Un colet acceptat de un furnizor poate necesita condiții speciale ori poate fi refuzat de altul.
Verificarea regulilor înainte de pregătirea trimiterii poate preveni mai multe probleme:
- refuzarea coletului la preluare;
- aplicarea unor costuri suplimentare;
- întârzierea livrării;
- deteriorarea bunurilor în timpul manipulării;
- imposibilitatea procesării coletului prin mijloacele obișnuite;
- apariția unor dificultăți în solicitarea despăgubirilor.
Această etapă este cu atât mai importantă atunci când sunt expediate obiecte grele, voluminoase, fragile sau bunuri care necesită o manipulare ori condiții speciale de transport.
Verifică greutatea și dimensiunile maxime acceptate
Fiecare furnizor poate stabili limite privind greutatea, lungimea, lățimea și înălțimea coletelor acceptate în rețeaua sa. Aceste limite au legătură cu mijloacele utilizate pentru colectarea, sortarea, transportul și livrarea trimiterilor.
Dacă un colet depășește valorile prevăzute pentru serviciul selectat, furnizorul poate:
- refuza preluarea;
- solicita utilizarea unui alt serviciu;
- aplica un tarif diferit;
- impune condiții speciale de manipulare și transport.
Este recomandat ca expeditorul să măsoare coletul după ambalarea finală, nu doar produsul din interior. Cutia, materialele de protecție și elementele folosite pentru sigilare pot modifica dimensiunile și greutatea totală a trimiterii.
În cazul obiectelor voluminoase sau grele, condițiile trebuie verificate înainte de comandarea serviciului de curierat. Astfel, expeditorul poate afla dacă furnizorul dispune de personalul și echipamentele necesare pentru preluarea și manipularea coletului.
Ambalarea trebuie adaptată bunului expediat
Ambalajul are rolul de a proteja conținutul pe parcursul tuturor etapelor prin care trece coletul: colectare, sortare, încărcare, transport, descărcare și livrare.
Un ambalaj potrivit trebuie ales în funcție de:
- natura produsului;
- greutatea și dimensiunile acestuia;
- gradul de fragilitate;
- riscul de spargere, scurgere sau deformare;
- condițiile speciale de manipulare.
Expeditorii ar trebui să consulte ghidurile de ambalare publicate de furnizorii de servicii poștale, mai ales atunci când trimit produse electronice, obiecte din sticlă, cosmetice sau alte bunuri sensibile.
O cutie prea mare, în care produsul se poate deplasa liber, poate crește riscul de deteriorare. În același timp, o cutie prea mică sau deteriorată poate să nu reziste în timpul transportului.
Spațiile goale trebuie completate cu materiale de protecție adecvate, iar coletul trebuie sigilat astfel încât să nu se deschidă accidental. Pentru bunurile fragile trebuie respectate instrucțiunile speciale ale furnizorului, deoarece simpla aplicare a unei mențiuni precum „Fragil” nu înlocuiește ambalarea corespunzătoare.
Etichetele și inscripțiile vechi trebuie îndepărtate
Dacă este reutilizată o cutie, toate etichetele, codurile de bare și informațiile provenite de la expedieri anterioare trebuie înlăturate sau acoperite complet.
Prezența mai multor etichete poate crea confuzii în procesul de sortare și poate afecta direcționarea corectă a coletului. În plus, furnizorii pot refuza trimiterile care au pe ambalaj etichete sau inscripții vechi care nu au fost îndepărtate.
Pot fi refuzate și coletele al căror ambalaj conține inscripții contrare ordinii publice sau bunelor moravuri.
Înainte de predare, verifică toate laturile cutiei și asigură-te că sunt vizibile numai informațiile referitoare la expedierea actuală.
Datele expeditorului și ale destinatarului trebuie completate corect
O adresă incompletă sau un număr de telefon greșit poate întârzia livrarea ori poate face imposibilă predarea coletului.
Datele de identificare și adresele expeditorului și destinatarului trebuie completate clar și corect. Înainte de confirmarea comenzii, verifică în special:
- numele complet al destinatarului;
- numărul de telefon;
- localitatea și județul;
- strada și numărul;
- blocul, scara, etajul și apartamentul, dacă este cazul;
- codul poștal, atunci când este solicitat;
- datele expeditorului.
Dacă trimiterea este adresată unei companii sau unei instituții, pot fi necesare informații suplimentare, precum denumirea completă, departamentul ori persoana de contact.
Păstrarea datelor expeditorului este importantă și în situația în care coletul nu poate fi livrat și trebuie returnat.
Ce bunuri pot fi refuzate la expediere?
Nu orice bun poate fi trimis prin servicii poștale. În primul rând, nu sunt acceptate la colectare, sortare, transport și livrare bunurile al căror transport este interzis prin lege.
De asemenea, furnizorii pot refuza trimiterile care:
- nu pot fi prelucrate cu personalul și mijloacele obișnuite de care dispun;
- necesită condiții speciale care nu pot fi asigurate;
- intră sub incidența unor reguli administrative, economice, sanitare, veterinare sau fitosanitare;
- sunt ambalate necorespunzător;
- au inscripții contrare ordinii publice sau bunelor moravuri;
- prezintă etichete vechi care nu au fost îndepărtate.
Lista exactă a bunurilor interzise sau acceptate numai în anumite condiții trebuie verificată pe pagina de internet a furnizorului ales.
Expeditorul nu ar trebui să presupună că un produs poate fi transportat doar pentru că încape într-o cutie. Natura bunului și riscurile pe care le poate genera în timpul manipulării sunt la fel de importante precum greutatea și dimensiunile coletului.
Atenție la expedierea produselor alimentare
Produsele alimentare pot fi supuse unor reguli speciale de transport și depozitare, inclusiv unor norme din domeniul sanitar-veterinar. În funcție de natura lor, anumite produse pot fi interzise la transport sau acceptate doar în anumite condiții.
De regulă, furnizorii nu acceptă colete care conțin produse perisabile. Acestea se pot altera dacă nu sunt păstrate la temperatura potrivită sau dacă perioada de transport este prea lungă.
Dacă expeditorul introduce în colet un produs care nu este acceptat la transport, furnizorul poate să nu își asume răspunderea în cazul deteriorării sau distrugerii acestuia.
Prin urmare, înainte de expedierea alimentelor trebuie verificate:
- lista produselor acceptate;
- condițiile de ambalare;
- eventualele cerințe de temperatură;
- timpul estimat pentru livrare;
- limitele de răspundere ale furnizorului.
Bunurile fragile necesită măsuri suplimentare
Obiectele din sticlă, produsele electronice, cosmeticele și alte bunuri sensibile trebuie ambalate conform instrucțiunilor furnizorului.
Produsele fragile ar trebui protejate individual, astfel încât să nu intre în contact direct între ele sau cu pereții cutiei. Spațiile libere trebuie umplute pentru a limita mișcarea conținutului.
Înainte de expediere, utilizatorul trebuie să verifice dacă furnizorul acceptă bunul respectiv și dacă impune o anumită metodă de ambalare. De asemenea, trebuie verificat dacă este disponibil un serviciu suplimentar pentru bunuri fragile sau pentru trimiteri care necesită o manipulare specială.
Nerespectarea instrucțiunilor de ambalare poate avea consecințe inclusiv asupra soluționării unei eventuale solicitări de despăgubire.
Când este util serviciul cu valoare declarată?
Valoarea declarată este un serviciu suplimentar care trebuie luat în considerare în cazul expedierii unor bunuri valoroase. Înainte de a selecta această opțiune, utilizatorul trebuie să verifice condițiile furnizorului, costul serviciului și limitele aplicabile.
Declararea valorii poate fi importantă în cazul pierderii, furtului, distrugerii totale sau parțiale ori deteriorării trimiterii. Totuși, expeditorul trebuie să consulte condițiile exacte în care poate fi acordată o despăgubire și documentele pe care trebuie să le prezinte.
Este util să fie păstrate:
- documentele care dovedesc valoarea bunului;
- dovada predării coletului;
- numărul trimiterii;
- confirmarea serviciilor suplimentare selectate;
- fotografii ale bunului și ambalajului înainte de expediere.
Fotografiile nu înlocuiesc documentele cerute de furnizor, dar pot ajuta la prezentarea situației în cazul unei reclamații.
Urmărirea electronică a coletului
Mulți furnizori pun la dispoziție posibilitatea urmăririi electronice a traseului trimiterii. Prin introducerea numărului de expediție, utilizatorul poate verifica diferitele etape ale livrării.
Expeditorul ar trebui să păstreze numărul trimiterii cel puțin până la confirmarea livrării. Acesta poate fi necesar și pentru identificarea coletului atunci când se solicită informații sau se depune o reclamație.
Înainte de alegerea furnizorului, poate fi verificat dacă serviciul de monitorizare este inclus în tarif sau trebuie solicitat separat.
Ce trebuie verificat în cazul trimiterilor cu ramburs?
Pentru coletele expediate cu ramburs, utilizatorii trebuie să verifice limita maximă acceptată de furnizor, precum și condițiile aplicabile rambursului sau mandatului poștal.
Este important să fie completată corect suma care trebuie încasată de la destinatar și să fie verificată modalitatea prin care aceasta va ajunge la expeditor.
Condițiile pot include informații despre:
- suma maximă acceptată;
- metoda de plată pusă la dispoziția destinatarului;
- termenul și modalitatea de transfer al banilor către expeditor;
- eventualele tarife suplimentare.
O eroare în completarea sumei sau a datelor necesare transferului poate crea dificultăți după livrarea coletului.
Verifică modul de predare și de plată a serviciului
Condițiile pot fi diferite în funcție de modalitatea prin care coletul este introdus în rețeaua furnizorului. Trimiterea poate fi ridicată de la adresa expeditorului sau depusă într-un punct de lucru ori într-un sistem automat de colectare.
Înainte de pregătirea coletului trebuie verificat dacă dimensiunile acestuia sunt compatibile cu modalitatea de predare aleasă.
Expeditorul trebuie să se informeze și cu privire la plata serviciului:
- cine achită transportul;
- când se achită tariful;
- ce metode de plată sunt acceptate;
- dacă există costuri suplimentare;
- în ce condiții poate fi recalculat tariful.
Ce faci dacă trimiterea este pierdută sau deteriorată?
Condițiile și termenele în care poate fi solicitată o despăgubire trebuie verificate înainte de expediere. Acestea pot fi relevante în cazul pierderii, furtului, distrugerii sau deteriorării trimiterii.
Dacă apare o problemă, reclamația trebuie adresată mai întâi furnizorului de servicii poștale. Acesta este în măsură să verifice situația concretă și să ofere explicații sau soluții.
Pentru formularea reclamației este recomandat să fie păstrate toate documentele referitoare la expediere: dovada predării, numărul trimiterii, factura sau chitanța, documentele privind valoarea bunului și corespondența purtată cu furnizorul.
Respectarea termenelor prevăzute în condițiile furnizorului este foarte importantă. Amânarea reclamației poate afecta posibilitatea analizării și soluționării acesteia.
Unde poate fi reclamat refuzul de preluare?
Nemulțumirile referitoare la preluarea sau gestionarea unei trimiteri trebuie adresate, într-o primă etapă, furnizorului.
Dacă problema nu este soluționată pe cale amiabilă, utilizatorii care contestă refuzul furnizorului de a prelua o trimitere poștală în vederea livrării se pot adresa ANCOM, urmând pașii prezentați de Autoritate.
Informații suplimentare despre serviciile poștale și despre condițiile privind depunerea trimiterilor sunt disponibile pe platforma de informare a ANCOM, în secțiunea dedicată serviciilor poștale.
Lista de verificare înainte de predarea coletului
Înainte să închizi și să predai coletul, verifică următoarele aspecte:
- Furnizorul acceptă categoria de bunuri pe care dorești să o expediezi?
- Coletul respectă limitele de greutate și dimensiune?
- Ambalajul este potrivit pentru produs și respectă instrucțiunile furnizorului?
- Au fost îndepărtate toate etichetele și inscripțiile vechi?
- Datele expeditorului și destinatarului sunt complete și corecte?
- Bunul necesită manipulare sau condiții speciale?
- Este utilă declararea valorii produsului?
- Ai verificat limita și condițiile serviciului cu ramburs?
- Cunoști tariful și modalitatea de plată?
- Ai citit condițiile și termenele privind solicitarea unei despăgubiri?
- Ai păstrat dovada predării și numărul trimiterii?
Câteva minute acordate acestor verificări pot reduce riscul ca expedierea să fie refuzată, întârziată sau deteriorată și pot simplifica demersurile necesare dacă apare o problemă.
Informează-te înainte de expediere, verifică regulile furnizorului și păstrează toate documentele trimiterii!
Sursă : Autoritatea Națională pentru Administrare și Reglementare în Comunicații – ANCOM
Semnătura: Departamentul InfoCons Protecția Consumatorilor de Comunicare
